Excel ou logiciel ?
Chiffrer ses appels d’offres sur Excel : les limites, et ce qu’un logiciel de réponse change
Excel reste l’outil de départ de presque toutes les entreprises qui répondent aux marchés publics. Il tient avec quelques consultations par an et un catalogue court. Au-delà, chaque DCE ajoute de la lecture, des copier-coller et des risques.
Quand Excel suffit
- Quelques appels d’offres par an, de petite taille
- Un DPGF court, sans lots multiples ni PSE
- Un catalogue que vous connaissez par cœur
- Une seule personne qui lit, chiffre et dépose
Quand il ne suffit plus
- Plusieurs consultations par mois, avec des dates limites qui se chevauchent
- Des CCTP de plusieurs centaines de pages et des DPGF à plusieurs onglets
- Un catalogue de milliers d’articles, des kits, des marques imposées
- Un chiffrage partagé entre commerciaux, direction et ADV
Excel et humatch, critère par critère
| Critère | Tableur et lecture à la main | humatch |
|---|---|---|
| Lecture du DCE | Pièce par pièce, surligneur en main, sur plusieurs jours | Pièces classées et lues par l’IA, repères et exigences extraits avec leur source |
| Écarts entre pièces | Découverts au hasard, souvent trop tard | Quantités et associations comparées entre DPGF et CCTP, écarts signalés |
| Recherche des produits | Catalogue ouvert à côté, recherche par mot-clé | Jusqu’à trois produits ou kits proposés par repère depuis votre catalogue |
| Conformité au CCTP | Vérifiée de mémoire, rarement écrite | Statut par exigence, prouvé par la fiche du produit |
| Marques imposées | Une ligne oubliée suffit à rendre l’offre irrégulière | Règle appliquée à chaque candidat, quel que soit son score |
| Chiffrage | Coefficients et frais appliqués à la main, formules fragiles | Moteur de prix : coefficients par marque ou famille, frais répartis, arrondis |
| Contrôle des marges | Relecture visuelle, quand on y pense | Alertes : vente à perte, marge sous le minimum, tarif ancien |
| DPGF de l’acheteur | Prix recopiés à la main, risque de casser une formule | Prix écrits dans les cellules prévues, formules et protections conservées |
| Pièces administratives | Dossier partagé, attestations parfois périmées | Coffre-fort avec échéances, liste des pièces exigées par le RC |
| Mémoire de vos offres | Fichiers « final_v3_def.xlsx » dispersés | Kits vendus et prix pratiqués réutilisés d’une affaire à l’autre |
DPGF : définition et comment la remplirLe guide complet de la réponse
À ne pas confondre
Logiciel de veille, outil de rédaction, logiciel de réponse
Le terme « logiciel d’appel d’offres » désigne souvent une plateforme de veille, qui repère les avis de marché, ou un outil d’aide à la rédaction du mémoire technique. humatch ne fait ni l’un ni l’autre : il prend le relais une fois le DCE téléchargé, pour le lire, chiffrer vos produits et remplir les documents de l’acheteur. Il se combine donc très bien avec votre veille actuelle.
Passer d’Excel à humatch
Vos fichiers ne sont pas perdus : ils servent de point de départ
- 1
Importez votre catalogue
Export de votre ERP, stock, tarifs fabricants : chaque source avec sa correspondance de colonnes, mise à jour par import.
- 2
Reprenez vos offres passées
Les DPGF que vous avez déjà remis s’importent dans l’historique : leurs kits et leurs prix servent dès la première affaire.
- 3
Gardez Excel pour la suite
Le DPGF de l’acheteur reste un classeur Excel, rempli dans son propre fichier, et l’export vers votre ERP reste possible.
Questions fréquentes
Peut-on répondre aux appels d’offres avec Excel ?
Oui, et beaucoup d’entreprises le font. Excel suffit pour quelques consultations par an avec un DPGF court. Les limites apparaissent avec le volume : lecture des pièces, recherche des produits, contrôle de la conformité et ressaisie dans le fichier de l’acheteur prennent alors l’essentiel du temps.
humatch remplace-t-il Excel ?
Pour le chiffrage, oui : la lecture du DCE, les propositions de produits, le calcul des prix et leurs contrôles se font dans humatch. Le DPGF de l’acheteur reste en revanche un classeur Excel : humatch y écrit vos prix sans toucher à ses formules ni à sa mise en forme.
Combien de temps faut-il pour passer d’Excel à humatch ?
Le point de départ est l’import de votre catalogue, avec une correspondance de colonnes à définir une fois par source. Ensuite, chaque appel d’offres commence par le dépôt du DCE. La durée dépend surtout de la qualité de l’export de votre ERP.
humatch fait-il aussi la veille des appels d’offres ?
Non. humatch est un logiciel de réponse : il commence quand vous avez le DCE. Il se combine avec la plateforme de veille que vous utilisez déjà.
Voyez humatch sur l’un de vos appels d’offres
30 minutes pour parcourir l’analyse du DCE, les propositions depuis votre catalogue, le chiffrage et le DPGF rempli. Envoyez-nous un DCE récent : nous le passons dans humatch pour la démo.
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- 99 € par appel d’offres, sans abonnement
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