IA et appels d’offres : ce que l’intelligence artificielle peut faire, et ce qu’elle ne doit pas faire

L’intelligence artificielle est très efficace pour lire un dossier de consultation : classer les pièces, extraire les articles demandés, les quantités et les exigences techniques, lire les scans, chercher dans un catalogue par le sens et comparer des produits à un cahier des charges. Elle ne doit en revanche ni fixer un prix, ni valider seule une conformité, ni inventer une référence, une certification ou un engagement. La différence entre une IA utile et une IA dangereuse tient à quelques garde-fous : des faits sourcés, des règles qui priment sur le modèle, des prix qui ne lui sont jamais confiés et une décision humaine tracée. Voici ce qu’il faut savoir avant d’en confier une partie de vos réponses.

Ce que l’IA fait bien dans une réponse

La réponse à un appel d’offres commence par un travail de lecture considérable : un RC, un CCAP, un CCTP de plusieurs centaines de pages, un ou plusieurs cadres de prix, des annexes et des plans. C’est précisément là que l’IA apporte le plus.

Classer les pièces du dossier

Un DCE arrive souvent en zip, avec des noms de fichiers peu parlants. Un modèle reconnaît sans peine un règlement de consultation, un cahier des clauses administratives, un cahier des clauses techniques ou un cadre de prix, et rattache chaque pièce à son lot. C’est la base de tout le reste.

Extraire les repères, les quantités et les exigences

Relever chaque ligne du DPGF ou du BPU (repère, désignation, unité, quantité), puis retrouver dans le CCTP la description de chaque repère et ses exigences (puissance, dimensions, matériaux, marque citée, options), c’est des heures de travail minutieux. L’IA le fait en quelques minutes, à condition de garder la trace de l’endroit où chaque information a été lue. Elle repère aussi les incohérences entre pièces, comme une quantité qui diffère entre le DPGF et le CCTP. Notre article analyser un DCE détaille ce qu’il faut relever.

Lire les documents scannés

Fiches scannées, annexes imprimées puis numérisées : la reconnaissance de caractères (OCR) rend ces pages exploitables. Ce qui ne peut pas être lu, comme un plan DWG, doit être signalé comme tel et laissé à un traitement manuel, jamais ignoré en silence.

Chercher dans un catalogue par le sens

Le CCTP décrit un « four mixte électrique 10 niveaux GN 1/1 » ; votre catalogue l’appelle « CMX 10-1/1 E ». La recherche par le sens (des représentations vectorielles des descriptions) rapproche ces deux formulations là où une recherche par mots échoue. Elle complète, sans les remplacer, la recherche par référence exacte et par mots-clés.

Comparer des candidats aux exigences

Parmi plusieurs produits trouvés, l’IA peut comparer chaque candidat à chaque exigence et proposer un classement, en citant le passage du CCTP sur lequel elle s’appuie. C’est un gain de temps considérable pour le chargé d’affaires, qui vérifie au lieu de chercher.

Préparer des brouillons

Une question à poser à l’acheteur, une hypothèse à noter, un paragraphe de présentation : l’IA produit des premiers jets utiles, à relire et à corriger. Pour le mémoire technique, elle aide à structurer et à reformuler, pas à inventer des moyens ou des références (voir mémoire technique : structure et conseils).

Ce qu’elle ne doit pas faire

• Fixer un prix. Le prix de vente découle de vos prix d’achat, de vos coefficients, de vos frais et de votre stratégie sur le marché. C’est un calcul déterministe, qui doit donner le même résultat à chaque fois, et une décision de la direction. Un modèle de langage n’apporte rien à ce calcul et ferait courir un risque à la confidentialité de vos marges.
• Valider seule une conformité. L’IA peut proposer « conforme » et citer sa preuve ; c’est une personne qui engage l’entreprise sur la conformité de l’offre.
• Inventer. Une référence produit qui n’existe pas dans votre catalogue, une certification que vous n’avez pas, un délai que vous ne tiendrez pas, une attestation : tout ce qui engage l’entreprise doit venir de vos données, pas du modèle.
• Décider à votre place. Répondre ou non, retenir tel kit, accepter tel écart : l’IA prépare ces décisions avec des faits, elle ne les prend pas.

Les risques d’un assistant conversationnel généraliste

Coller un CCTP dans un assistant conversationnel grand public est tentant. Cela peut dépanner pour résumer un document ; pour préparer une offre, les limites arrivent vite.

• La confidentialité. Vos prix d’achat, vos coefficients et vos marges n’ont rien à faire dans un service dont vous ne maîtrisez ni la conservation, ni l’usage des données.
• Les références inventées. Sans accès à votre catalogue, un assistant propose des produits plausibles, parfois inexistants ou que vous ne distribuez pas.
• L’absence de sources. Une réponse sans renvoi à la page ou à la cellule d’origine ne se vérifie pas ; or une erreur de quantité sur un repère se paie au moment de l’exécution du marché.
• Les formats. Un DCE complet dépasse souvent ce qu’on peut coller dans une conversation, et un DPGF est un classeur dont la structure compte : le réécrire en texte fait perdre les cellules, les formules et les protections attendues par l’acheteur.
• L’absence de trace. Qui a demandé quoi, avec quelle version du dossier, et qu’est-ce qui a été retenu ? Rien n’en reste pour l’équipe.

Les garde-fous à exiger

Que vous choisissiez humatch ou un autre outil, posez ces questions à l’éditeur :

1. Chaque fait extrait est-il sourcé ? Une quantité doit renvoyer à sa cellule, une exigence à son paragraphe du CCTP. Ce qui est inconnu doit rester affiché comme inconnu.
2. Des règles fixes priment-elles sur le modèle ? Une marque imposée, une référence citée ou une valeur minimale doivent écarter un candidat non conforme, quel que soit son score.
3. Mes prix sont-ils envoyés au modèle ? La seule bonne réponse est non : ni prix d’achat, ni coefficient, ni marge.
4. Les sorties du modèle sont-elles contrôlées ? Une réponse mal formée, ou qui cite une preuve absente du texte du produit, doit être rejetée plutôt qu’affichée.
5. Qui décide, et est-ce tracé ? Retenir, remplacer ou rejeter une proposition doit être une action humaine, enregistrée avec son auteur et, en cas de rejet, son motif.
6. Puis-je régler l’IA pour mon entreprise ? Les instructions données au modèle et le choix du modèle par tâche doivent être réglables par votre administrateur, avec un historique des versions et un retour arrière possible.
7. Que coûte chaque appel ? Un journal des appels au modèle et de leur coût évite les mauvaises surprises et permet de comparer les modèles.

Comment humatch applique ces principes

humatch est un logiciel de réponse aux appels d’offres construit autour de ces garde-fous. Le chemin d’une proposition, du dossier déposé à votre décision, tient en six étapes :

• les pièces sont classées et lues, les repères, quantités et exigences extraits avec leur page, leur section ou leur cellule d’origine ;
• les candidats viennent de votre catalogue (référence exacte, plein texte, recherche par le sens), des kits de vos offres passées et de la référence portée au DPGF par le bureau d’études ;
• les marques imposées, les références citées et les valeurs numériques sont vérifiées par le logiciel, et le modèle ne peut pas les contourner ;
• le modèle compare les candidats aux exigences sans recevoir aucun prix, et la preuve qu’il cite doit figurer dans le texte du produit ;
• vous retenez, remplacez ou rejetez avec un motif ; votre choix est enregistré ;
• vos administrateurs choisissent le modèle de chaque tâche et ajustent les instructions de votre société, testées avant publication ; chaque appel au modèle est journalisé avec son coût.

Le score affiché à côté de chaque proposition est un score de classement, présenté comme tel. Les prix, eux, sont calculés par le moteur de prix de humatch avec vos coefficients et validés par la direction. Tout le détail est sur la page l’IA de humatch, et la protection de vos données sur la page sécurité.

Évaluer une IA d’appel d’offres avant de l’adopter

Une démonstration convaincante sur un dossier préparé par l’éditeur ne dit rien de votre cas. Pour juger sur pièces :

1. Prenez un DCE auquel vous avez déjà répondu et comparez les repères et les quantités extraits à votre propre réponse : ce qui manque, ce qui est en trop.
2. Vérifiez une dizaine d’exigences au hasard en suivant leur source jusqu’au CCTP.
3. Regardez les propositions sur les repères difficiles : une marque imposée, un équipement sur mesure, un repère sans produit adapté. Un bon outil dit « pas de correspondance fiable » plutôt que de forcer une réponse.
4. Demandez comment la qualité est suivie dans le temps. Chez humatch, un jeu de DCE de référence est rejoué à chaque évolution, avec des seuils de qualité à respecter.

Pour situer l’IA parmi les autres critères de choix d’un outil, lisez logiciel d’appel d’offres : comment bien choisir, et pour la vérification exigence par exigence, conformité au CCTP.