Dossier de candidature : DC1, DC2, DUME et pièces administratives à fournir

Le dossier de candidature permet à l’acheteur de vérifier que vous avez le droit de répondre et les capacités d’exécuter le marché : il repose sur les formulaires DC1 et DC2 ou sur le DUME, selon ce qu’autorise le règlement de la consultation, complétés des attestations, références et justificatifs que celui-ci exige. C’est la partie la plus répétitive de la réponse, et pourtant l’une des plus risquées : une attestation expirée ou un document oublié peut suffire à écarter une offre bien placée. Voici les pièces à connaître, ce que l’attributaire doit fournir ensuite, et comment ne plus jamais déposer un dossier incomplet.

Candidature et offre : deux dossiers distincts

Une réponse à un marché public comprend deux ensembles. La candidature dit qui vous êtes : identité, pouvoirs du signataire, situation au regard des interdictions de soumissionner, capacités économiques, financières, techniques et professionnelles. L’offre dit ce que vous proposez : cadres de prix, mémoire technique, fiches techniques, acte d’engagement s’il est demandé.

L’acheteur examine les candidatures pour vérifier que vous pouvez être retenu, puis classe les offres selon ses critères. Cet article porte sur la candidature ; pour l’offre technique, voir notre article sur le mémoire technique, et pour la lecture du RC, celui sur l’analyse d’un DCE.

DC1, DC2 ou DUME ?

Les formulaires DC sont des modèles proposés par le ministère de l’Économie ; leur usage n’est pas obligatoire, et vous pouvez fournir les mêmes informations sous une autre forme si le RC ne l’interdit pas. Le DUME, document européen, est accepté par les acheteurs publics en lieu et place des DC1 et DC2. Le format accepté, papier ou électronique, et les outils proposés pour le remplir dépendent de la consultation et du profil acheteur : suivez le RC, et utilisez toujours la dernière version des formulaires.

Prouver ses capacités

Au-delà des formulaires, l’acheteur peut demander des justificatifs de vos capacités. Les plus courants, dans les limites fixées par le RC :

• Capacités économiques et financières : chiffre d’affaires global et chiffre d’affaires du domaine concerné sur les derniers exercices disponibles, attestation d’assurance des risques professionnels.
• Références : liste des principales livraisons ou réalisations comparables, avec montant, date et destinataire, parfois appuyée d’attestations de bonne exécution.
• Moyens : effectifs, encadrement, outillage et matériel, implantation du service après-vente.
• Qualifications et certificats : certificats de qualification professionnelle ou de système qualité, quand le RC les demande, avec la possibilité de prouver sa capacité par d’autres moyens équivalents.
• Assurances : responsabilité civile professionnelle, et pour les travaux de construction, l’assurance de responsabilité décennale.

Groupement et sous-traitance

En groupement, chaque membre fournit sa propre déclaration et ses justificatifs ; le DC1 précise la forme du groupement (conjoint ou solidaire) et désigne le mandataire. Les capacités s’apprécient globalement. En cas de sous-traitance, le DC4 présente chaque sous-traitant à l’acceptation de l’acheteur, avec l’agrément de ses conditions de paiement, et le sous-traitant fournit ses propres justificatifs.

Ce que l’attributaire doit fournir

Une fois classé premier, le candidat pressenti doit produire, dans le délai fixé par l’acheteur, les pièces qui prouvent qu’il n’entre pas dans un cas d’interdiction de soumissionner. Les principales :

• l’attestation de vigilance délivrée par l’URSSAF, de moins de six mois ;
• l’attestation de régularité fiscale ;
• un extrait d’immatriculation (Kbis) ou un document équivalent ;
• le cas échéant, la liste nominative des salariés étrangers soumis à autorisation de travail ;
• les attestations d’assurance si elles n’ont pas été fournies avec la candidature.

Si ces pièces ne sont pas remises dans le délai, l’offre est rejetée et l’acheteur se tourne vers le candidat suivant. Un marché gagné peut donc se perdre à cette étape, pour une attestation introuvable. Certaines doivent en outre être renouvelées pendant l’exécution du marché.

Les dates d’expiration, piège numéro un

La plupart des pièces administratives ont une durée de vie. Un document valide le jour où vous préparez le dossier peut ne plus l’être le jour de la remise, ou le jour où l’acheteur le demande à l’attributaire. Les échéances à suivre en permanence :

Le réflexe utile : vérifier les dates de toutes les pièces au moment de constituer le dossier, puis de nouveau la veille du dépôt.

Signature et dépôt : les derniers contrôles

Le RC précise si les documents doivent être signés dès le dépôt ou seulement par l’attributaire ; dans tous les cas, le marché attribué devra l’être, le plus souvent électroniquement. Vérifiez à l’avance que le signataire dispose d’un certificat de signature valide et qu’il est habilité à engager l’entreprise.

Le dépôt se fait sur le profil acheteur indiqué dans le RC, avant la date et l’heure limites : une offre reçue après n’est pas examinée. Prévoyez une marge pour le téléversement des fichiers volumineux, nommez les fichiers clairement, et conservez l’accusé de réception.

Un coffre-fort pour ne plus rien oublier

Reconstituer le dossier administratif à chaque consultation, en fouillant les dossiers partagés et les boîtes e-mail, est une perte de temps et une source d’erreurs. La bonne pratique est de tenir un coffre-fort documentaire unique : chaque pièce y est déposée une fois, avec sa date d’échéance, et réutilisée d’une réponse à l’autre.

C’est ce que fait le coffre-fort de humatch : les documents administratifs y sont rangés avec leurs échéances, et la liste des pièces exigées par le RC de chaque consultation est confrontée à son contenu. Une pièce manquante ou dont l’échéance approche reste visible, et l’export du dossier « prêt à déposer » reste bloqué tant qu’une pièce exigée n’est pas réglée. humatch ne remplit pas les formulaires DC1 et DC2 à votre place : il vous assure que les bons documents, à jour, sont dans le dossier. Voir les fonctionnalités.

Le dossier de candidature n’est qu’une étape de la réponse. Pour la vue d’ensemble, du DCE au dépôt, consultez notre guide pour répondre à un appel d’offres, et pour décider en amont si une consultation mérite d’être traitée, notre article sur le go / no go.