Go / no go : décider de répondre ou non à un appel d’offres

Décider de répondre ou non à un appel d’offres, le « go / no go », doit prendre quelques heures et non quelques jours : une première lecture du règlement de consultation, une grille de six à huit critères pondérés notée à partir du RC, du CCAP et du CCTP, des critères éliminatoires vérifiés d’abord, et un seuil de décision fixé à l’avance. Une réponse coûte cher, qu’elle soit gagnée ou perdue. Répondre à tout dilue l’effort ; ne répondre qu’aux marchés « sûrs » prive de nouveaux clients. Voici une méthode simple, avec un exemple chiffré.

Pourquoi décider vite, et par écrit

Chaque réponse mobilise un chargé d’affaires, souvent une assistante commerciale ou un ADV pour les pièces administratives, la direction pour valider les prix, et parfois des fabricants sollicités pour des demandes de prix. Ce temps se dépense sur toutes les offres, y compris celles qui ne seront pas retenues. Une décision tardive coûte doublement : le temps déjà passé est perdu, et le temps restant avant la date limite se réduit pour les dossiers qui méritaient l’effort.

Écrire la décision, avec sa note et son motif, a un autre avantage : au bout de quelques mois, vous pouvez comparer vos décisions à vos résultats et corriger la grille. Sans trace écrite, chaque go / no go repart de l’intuition du moment.

Décider en deux temps

Le premier tri se fait à la lecture du RC et de l’avis : objet du marché, lots, date limite de remise, date limite des questions, visite éventuelle, critères d’attribution et leur pondération, pièces exigées. Une heure ou deux suffisent pour écarter les consultations hors de portée.

La confirmation vient après l’analyse du CCTP et du cadre de prix (DPGF, BPU ou DQE) : nombre de repères, marques imposées, exigences techniques difficiles, écarts entre pièces, besoin de demandes de prix. C’est souvent là qu’apparaît le vrai coût de la réponse. Notre article analyser un DCE détaille l’ordre de lecture des pièces.

Les critères éliminatoires d’abord

Certaines réponses rendent la note inutile. Vérifiez-les avant toute pondération :

• Délai impossible : la date limite de remise ne laisse pas le temps d’obtenir les prix des fabricants ou de préparer les pièces exigées.
• Capacité absente : le marché demande une qualification, une certification, une capacité de production ou une zone d’intervention que vous n’avez pas, et que la cotraitance ou la sous-traitance ne permettent pas de couvrir.
• Produit introuvable : le CCTP impose une marque que vous ne distribuez pas, sans équivalence possible, sur des repères essentiels du lot.
• Obligation non tenable : une visite obligatoire à une date où personne n’est disponible, des échantillons impossibles à fournir à temps, une garantie ou une assurance que vous ne pouvez pas produire.

La grille de notation

Une fois les éliminatoires écartés, notez chaque critère de 0 (très défavorable) à 5 (très favorable). Les poids traduisent votre stratégie : ils se fixent une fois pour toutes, pas dossier par dossier. Voici une base à adapter :

Le score sur 100 se calcule ainsi :

Fixez aussi le seuil avant de noter, par exemple : go à partir de 65, à discuter entre 50 et 65, no go sous 50. Un dossier « à discuter » passe devant la direction avec la liste de ses points faibles.

Deux critères demandent plus de discernement que les autres. Les chances de gain se lisent d’abord dans la pondération des critères d’attribution : quand le prix pèse lourd, votre capacité à bien acheter compte plus que la qualité du mémoire ; quand la valeur technique domine, un dossier soigné peut l’emporter sur un concurrent moins cher. S’y ajoutent ce que vous savez de l’acheteur (vous a-t-il déjà retenu, quels marchés a-t-il attribués et à qui, d’après ses avis d’attribution) et la concurrence attendue sur ce type de lot. L’intérêt stratégique, lui, justifie parfois de répondre à un dossier moyen : un premier marché chez un acheteur important ou dans une nouvelle zone a une valeur qui dépasse sa marge. Notez-le honnêtement, sans en faire la variable qui rattrape tous les dossiers faibles.

Les signaux d’alerte dans le RC et le CCAP

Certains indices doivent faire baisser une note, ou au moins déclencher une question à l’acheteur :

• un délai de remise court au regard du nombre de lots et de repères ;
• des pénalités de retard élevées ou sans plafond ;
• un prix ferme sur une longue durée, sans clause de révision ;
• des critères d’attribution vagues, sans sous-critères ni pondération claire ;
• des quantités qui diffèrent entre le cadre de prix et le CCTP, ou des repères présents dans une pièce et absents de l’autre ;
• des échantillons, des essais ou une visite obligatoire qui alourdissent la réponse ;
• des variantes interdites alors que la solution demandée vous est défavorable.

Aucun de ces signaux n’est éliminatoire en soi. Ensemble, ils disent si la consultation a été préparée avec soin, et donc si votre offre sera comparée sur des bases claires.

Le coût caché d’une réponse

Le coût d’une réponse est rarement mesuré. Il se calcule pourtant simplement : heures passées par chaque personne, multipliées par un coût horaire chargé, plus les frais (déplacement pour une visite, échantillons, envois). Rapporté au taux de réussite, il donne le coût réel de chaque marché remporté.

Le calculateur du coût d’une réponse à appel d’offres fait ce calcul avec vos propres heures et votre propre taux de réussite.

Lire le DCE plus vite change la décision

La limite de tout go / no go est de devoir décider avant d’avoir tout lu. Un CCTP de plusieurs centaines de pages et un DPGF de dizaines de repères ne se parcourent pas en une heure : la confirmation arrive tard, quand le temps est déjà engagé.

Un logiciel de réponse qui lit le dossier change cet équilibre. Dans humatch, le DCE déposé en zip est analysé par l’IA : les pièces sont classées, les repères, les quantités et les exigences du CCTP sont extraits avec leur source, les pièces exigées par le RC sont listées et les écarts entre pièces sont relevés. Vous notez la grille sur des faits (nombre de repères, marques imposées, écarts à lever) plutôt que sur une impression, et les propositions de produits de votre catalogue montrent tout de suite la part du lot que vous savez couvrir. L’IA prépare ; la décision d’y aller reste la vôtre.

Pour aller plus loin sur ce que l’intelligence artificielle peut faire, et ce qu’elle ne doit pas faire, lisez IA et appels d’offres : usages et limites.

Après la décision : tracer et apprendre

Pour que la grille s’améliore, chaque décision doit laisser une trace :

1. Enregistrez la note, la décision et le motif, y compris pour les no go.
2. Relevez le résultat : gagné, perdu, rang obtenu, et, quand l’acheteur le communique, l’écart de prix et de note technique avec l’attributaire.
3. Révisez les poids une ou deux fois par an : si vos go à 65 sont presque toujours perdus, le seuil est trop bas ou un critère est mal pondéré.

Le chiffrage lui-même mérite la même rigueur : notre article chiffrer un appel d’offres décrit la méthode, du prix d’achat net au contrôle de marge.