Les campagnes d'entretiens annuels : communiquer pour s'améliorer

La communication est indispensable pour la gestion d'une entreprise. Il est connu des chefs d'entreprises et des directeurs de ressources humaines (DRH) qu'il est nécessaire de créer des occasions pour dialoguer avec les salariés. L'entretien annuel s'inscrit dans ce sens. Ce rendez-vous offre l'opportunité à l'équipe dirigeante et au personnel de se rencontrer pour discuter de préoccupations relatives à l'entreprise. L'entretien annuel se fait une fois par an, permettant d'évaluer les résultats et les compétences des travailleurs. À l'opposé de l'entretien professionnel, cela n'est pas obligatoire au vu du Code du travail. Cet entretien peut toutefois être inséré dans la convention collective d'une entreprise comme une obligation. Lorsque cela est prévu, le logiciel de gestion des entretiens annuels montre comment le mettre à profit.

Faire le bilan de l'année lors de l'entretien

En entreprise, l'entretien annuel se présente comme un outil d'évaluation des résultats. Cela permet de faire le point des réussites et des échecs de chaque collaborateur durant l'année qui s'achève. Pour ce faire, l'entretien doit être préparé. L'évaluateur doit établir au préalable une grille sur laquelle il se basera pour apprécier le rendement du personnel. Il doit établir des critères d'évaluation transparents qui lui permettront d'élaborer un bilan conforme à la réalité.

De son côté, le salarié doit aussi préparer l'entretien afin d'avoir des éléments à avancer. L'entretien annuel est une conversation et non un interrogatoire. Le salarié aura donc à discuter librement et à poser des questions à son interlocuteur, au besoin. En plus des résultats du collaborateur, les événements marquants de l'année écoulée ou qui s'achève doivent être relevés. Par exemple, la délocalisation des locaux d'une entreprise peut avoir une incidence positive ou négative sur les performances d'un salarié.

En discutant des événements importants de l'année avec ses collaborateurs, l'employeur ou le DRH pourra déterminer les niveaux auxquels il a lui-même failli. Quant aux salariés, ils feront part de leurs difficultés et de leur désir d'évolution. En conséquence, l'équipe dirigeante mènera des réflexions pour trouver des solutions telles que des formations, de nouveaux recrutements, etc.

Entretien annuel : évaluer le niveau de compétences

L'entretien annuel, c'est l'occasion pour l'employeur de mesurer le niveau de compétences du travailleur. L'échange offre également l'opportunité à ce dernier de se rendre compte de ses lacunes sur certains points. La rencontre peut se dérouler entre le salarié et son supérieur hiérarchique direct ou entre l'employeur et lui. Quel que soit le rang de la personne qu'il aura en face, l'employé aura à répondre à des questions liées à sa fonction.

Les compétences évaluées dans le cadre d'un entretien annuel sont diverses et varient suivant les entreprises, voire les postes. Il faut toutefois noter que l'accent est communément mis sur les compétences telles que :

• l'autonomie,
• le travail en équipe,
• la prise d'initiative,
• l'agilité, etc.

Pour évaluer le niveau d'autonomie d'un salarié, par exemple, l'évaluateur cherchera à savoir si le travailleur éprouve des difficultés à accomplir seul sa mission. Il lui demandera s'il y a des tâches particulières pour lesquelles il aurait besoin d'aide. Il lui posera plusieurs questions afin de savoir s'il faudrait prévoir une solution d'accompagnement ou non. L'évaluation des compétences au cours de l'entretien annuel, ajouté au bilan, permet à l'entreprise d'améliorer son organisation.

Planifier des formations et faire évoluer les carrières

Il a été démontré que 76 % des DRH s'appuient sur les campagnes d'entretien annuel pour élaborer leur politique de développement des ressources humaines. Selon la même source, 88 % des DRH exploitent les informations obtenues du personnel lors de ces échanges pour déterminer les rémunérations individuelles. 85 % parmi ces professionnels créent, à partir du bilan d'un entretien annuel, des plans de formations à l'intention des travailleurs.

Une autre étude a indiqué que 83 % des managers estiment que l'entretien annuel est constructif aussi bien pour le travailleur que pour l'équipe dirigeante. Ce rendez-vous permet en fait d'identifier les formations qui permettraient de combler les insuffisances de certains travailleurs. Le salarié peut aussi faire savoir son désir de suivre une formation donnée en vue d'étoffer ses compétences.

Cette proposition est souvent faite par les travailleurs qui aiment les challenges et qui aspirent à une évolution de carrière. Au cours de l'entretien, le collaborateur peut poser des questions sur la possibilité et les modalités d'évolution de son poste à un niveau supérieur. À la suite de la discussion, il saura ce qu'il devra faire pour progresser au sein de l'entreprise au cas cela serait possible.

Entretien annuel : fixer des objectifs pour l'année suivante

Un entretien annuel est à cheval entre deux années. Une fois le constat des résultats de l'année qui se termine posé, il faut définir de nouveaux objectifs pour l'année suivante. Afin de s'assurer de la réalisation de ces objectifs, l'employeur doit suivre certains principes. Avant tout, il devrait éviter de dérouler une longue liste d'objectifs à atteindre. Sinon, ses collaborateurs trouveraient trop ardue la mission qui les attendrait et pourrait ressentir de la pression.

Il faut circonscrire les objectifs pour ne citer que les principaux. Dans l'exercice de sa fonction, chaque travailleur se rendra compte des objectifs intermédiaires qu'il devra atteindre avant de toucher au but. Cela lui paraîtra plus simple. L'employeur ou le responsable d'équipe doit ensuite fixer des objectifs SMART (Simples, Mesurables, Ambitions, Réalistes et Temporels). Cela signifie que les objectifs doivent être proportionnels aux compétences du salarié et aux outils mis à sa disposition. Un entretien annuel, bien mené, fournit les éléments nécessaires pour fixer des objectifs qu'il sera simple de mesurer à la fin de l'année.

L'entretien annuel dans un mode de management horizontal

Le développement des solutions numériques facilite la communication au sein des entreprises. À l'aide d'un logiciel RH, par exemple, les directions des ressources humaines se retrouvent plus proches des employés qu'auparavant. D'autres outils digitaux démocratisent la relation entre l'équipe dirigeante et les collaborateurs. En effet, le mode de management horizontal est de plus en plus adopté. Cela se caractérise par une relation plus directe entre le travailleur et l'employeur.

Ce nouveau style de management s'applique notamment dans les nouvelles entreprises, celles qui se créent au cours de cette effervescence numérique que nous vivons. L'entretien annuel dans une organisation au mode de gestion horizontal est très simplifié. Les niveaux hiérarchiques intermédiaires entre le salarié et le dirigeant étant inexistants, les deux parties ont une relation de proximité. Cela permet surtout au travailleur d'être totalement à l'aise lors de l'entretien annuel.