Comment choisir un SIRH

impact du confinement sur la fonction RH

Pour garantir une gestion optimale de ses Ressources Humaines, l'entreprise, à travers ses dirigeants, se doit de mettre en place plusieurs dispositifs. Voici les critères de choix d'un SIRH.

Ce premier critère est le plus important, car il va conditionner votre réel besoin et les fonctionnalités que vous recherchez. L’important sera alors de différencier les fonctions et les services complémentaires qui peuvent entraîner un surcoût inutile. De nombreux paramètres sont à prendre à compte, mais mettre en place un SIRH coûte en moyenne entre 25 000 euros HT à 40 000 euros HT. Vous devez noter que l’acquisition d’un Système d’Information Ressources Humaines peut se faire sous deux formes : le mode SaaS et le mode progiciel.

En termes de coût le mode SaaS (software as a service) est économique dans le temps. Il est commercialisé sous forme d’abonnement mensuel, pour une durée minimum de 3 ans. Le mode progiciel quant à lui implique une licence perpétuelle d’utilisation de l’application RH. Autrement dit, vous avez la possibilité d’effectuer un paiement unique pour disposer du SIRH. Il vous sera remis dans une clé USB ou par le biais d’une activation en ligne. Cependant, son coût ponctuel le rend moins attrayant. 

Par ailleurs, bien que vous ayez la possibilité d’opter pour une solution complète SIRH, vous pouvez l’ajuster en fonction de vos besoins, par rapport à vos salariés. Vous pouvez ainsi mettre en place un logiciel de recrutement pour une meilleure gestion des candidatures. Un autre exemple, pour la mise en place d'un système de gestion des absences, le coût fonctionnel pour un salarié varie entre 2 euros et 3 euros en moyenne. Ainsi, l’adaptation de chaque solution proposée par le SIRH à la variable salariale représente aussi un engagement financier à mesurer. Retenez simplement qu’un bon SIRH transformera votre achat en investissement et non en dépense.

Le mode de facturation

Les deux formes d’acquisition de SIRH évoqués précédemment fonctionnent sous deux modes de facturation. Ainsi, le Saas qui suppose une facturation mensuelle est accessible en ligne. Les charges de maintenance étant délocalisées, vous n’aurez à payer que votre consommation par mois. De plus, la facturation va essentiellement dépendre de votre demande, ce qui en fait un service évolutif. Votre note à payer va varier selon la configuration optionnelle sur mesure dont vous aurez besoin tous les mois. Il s’agit quasiment d’une location.

Le mode ERP progiciel quant à lui, implique du sur-mesure dès la commande de votre système. L’addition se fera ponctuellement pour une année d’utilisation, en prenant en compte toutes les consommations sur chaque poste. Néanmoins, si vous souhaitez une mise à jour, une intervention sur tous les postes informatiques est obligatoire. Elle sera renouvelable avec une clause donnant la possibilité de modifier certaines options. De plus, ce mode de facturation implique un investissement conséquent en matériels.

Les services

Les services proposés dans le cadre de la mise en place d’un SIRH peuvent se retrouver sous trois groupes.

  • Tâches administratives

Elles regroupent les activités liées à la gestion la gestion de paie, la gestion des congés/absences, la gestion des notes de frais, la gestion des rapports d’activités, etc. Ce type de service facilite la paie en l’automatisant.

  • Gestion de carrière du personnel

On retrouve dans cette catégorie les activités liées à la gestion des competences, la gestion des formations/séminaires, les mises à jour des profils respectifs des travailleurs. Ces services permettent de suivre l’évolution de chaque salarié depuis son entrée dans l’entreprise et de recueillir ses besoins. Le profil de compétences des employés sont évalués par rapport à la stratégie métier, ce qui permet de suivre la gestion des talents. Le SIRH participe à la mise en œuvre des formations en ligne et aux échanges dans le recrutement.

  • Procédures internes

Elles concernent la gestion des notes de service, des entretiens annuels, du règlement interne, des justificatifs d’absence et des convocations de la médecine du travail. Ce service permet de gagner du temps en allégeant les charges de procédure.

L’accompagnement à la mise en place

La direction des ressources humaines joue un rôle capital dans la mise œuvre du Système d’Information Ressources Humaines (SIRH). L’accompagnement repose sur plusieurs étapes importantes. Dans un premier temps, vous devez éradiquer tous les obstacles à la mise en place du SIRH. Il vous faut donc comparer les prix des différentes solutions technologiques qui s’offrent à vous, afin de mesurer le rapport qualité-prix de l’implémentation. Il vous faut également tenir compte des difficultés techniques qui supposent une formation préalable à tous vos collaborateurs.

Ensuite, vous devez choisir la solution qui s’adapte à vos besoins et qui est compatible avec vos autres systèmes d’information. Il doit s’agir d’un logiciel sécurisé, car les données manipulées par la direction des ressources humaines sont très sensibles. Il conviendra de vérifier avec votre fournisseur de SIRH, la qualité de cryptage et de traçabilité des données.

Enfin, pour une intégration réussie, vous devez vous munir d’une Assistance à Maîtrise d’Ouvrage (AMOA). Elle pourra servir d’intermédiaire entre votre fournisseur, ses équipements techniques et votre direction des ressources humaines. De plus, elle pourra veiller à la prise en considération du feedback des utilisateurs finaux. Il est à noter que la stratégie RH détermine le choix du SIRH. Vous devez donc contrôler vos exigences et maîtriser vos attentes.

L’importance de la reprise des données

La reprise des données dans les projets SIRH sous-entend une phase qui s’avère complexe. Sans les données, le SIRH est assimilable à une coquille vide, sans valeur ajoutée. Elle garantit la restitution complète et exacte d’une information. Il convient cependant de bien évaluer la qualité des données à extraire afin de les importer dans le logiciel cible. Cette phase très critique implique une préparation des données, leur injection dans le nouvel outil, mais aussi leur contrôle à moyen et long terme.

La reprise des données en SIRH vous évite la perte de données en passant d’un outil à un autre. Elle vous permet de retrouver aisément l’information première et de conserver l’historique de l’évolution de vos collaborateurs. Elle supprime au maximum les ressaisies manuelles.

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