La digitalisation : plus simple qu'il n'y paraît

Pourquoi passer à la digitalisation ?

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles une entreprise doit se digitaliser. Il s'agit principalement de l'évolution actuelle des procédés de déploiement des systèmes d'information et des avantages considérables offerts par la digitalisation.

Des conditions d'intégration de solutions informatiques nouvelles

Pour se digitaliser, il est important de mettre en place une infrastructure informatique adaptée. Auparavant, le déploiement de ces équipements se faisait sur une longue période de 2 ans environ, pendant laquelle aucune partie des nouvelles fonctionnalités n'était disponible. Il fallait tout terminer et faire la mise en service afin de pouvoir en profiter. Toutefois, le déploiement de projets informatiques a grandement évolué au rythme des technologies de l'information.

À l'ère actuelle, les projets SI sont pensés pour être évolutifs et modulables. Ils ont un cycle de développement plus court, avec des livrables disponibles au bout de quelques semaines ou mois. Il s'agit principalement de mettre à disposition des parties du projet, qui sont expérimentées et peaufinées au fur et à mesure. Cela permet d'obtenir une solution disponible dans un délai court, qui satisfait énormément les entreprises, car elles en ont besoin au plus vite. À noter que les attentes des structures contemporaines ont beaucoup évolué, car l'obligation de s'adapter aux évolutions technologiques est plus rapide. Avant, les systèmes d'information étaient pensés pour une durée de vie de 20 années environ. Dorénavant, le cycle de vie est bien plus court.

De plus, il était relativement commun de faire la digitalisation avec de grandes équipes, constituées de près de 20 personnes. Aujourd'hui, ce type de projet est piloté par des groupes plus compacts, composés de 5 personnes en général. Cela est majoritairement dû à certaines facilités techniques obtenues avec les progrès des sciences de l'information et de la communication.

Des avantages considérables

Il est nécessaire de prendre conscience des atouts que représente la digitalisation pour une entreprise. Il s'agit principalement de nouvelles façons de vendre, communiquer, travailler… En ce qui concerne la vente par les canaux digitaux, elle permet de franchir des barrières physiques préétablies. Les boutiques de ces entreprises étaient en effet fermées et interdites d'accès aux clients pendant les différents confinements liés à la covid-19. Cela a ainsi fait considérablement baisser le chiffre d'affaires de ces structures commerciales. Toutefois, celles qui disposaient de plateformes de commande en ligne et de livraison chez le client ont pu s'en sortir.

De plus, le digital permet une meilleure communication globale. En misant sur les réseaux sociaux, les applications de messagerie instantanée et l'e-mailing par exemple, il est possible d'échanger plus facilement avec les clients, les partenaires et les collaborateurs. En ce qui concerne la clientèle et les partenaires, la digitalisation permet de maintenir un contact franc et durable. Il en est de même avec les collaborateurs qui peuvent même travailler à distance. L'arrivée des solutions cloud représente un avantage supplémentaire de la digitalisation. Il permet de collaborer à distance, de partager des fichiers, d'effectuer des signatures de documents en ligne. Cela redéfinit le mode de fonctionnement des entreprises et leur permet de s'adapter au monde qui les entoure.

De plus, la digitalisation est très économique à l'ère actuelle. Les PME n'ont en effet pas besoin de déployer des ressources financières et humaines colossales pour disposer de technologies fonctionnelles. Il est simplement nécessaire de payer une somme forfaitaire (mensuellement ou annuellement) pour disposer des fonctionnalités essentielles au bon fonctionnement de son activité. De plus, la solution est totalement paramétrable et adaptable aux besoins de l'entreprise. Selon les fonctionnalités désirées, il est possible d'ajuster l'investissement financier.

D'autre part, les solutions recherchées sont immédiatement disponibles et prêtes à l'emploi. Il n'existe pas de délai d'attente avant de pouvoir les exploiter. Enfin, l'entreprise n'a pas à s'occuper de la maintenance du système d'information. Cela permet un gain de ressources financières et de temps considérable.

Comment passer à la digitalisation ?

La digitalisation d'une entreprise se fait en plusieurs étapes. La première consiste à identifier les besoins de la structure. Il peut s'agir de solutions de gestion de relation client, de comptabilité, de facturation, d'archivage, de stockage de données… Une fois ces besoins clairement énumérés, il est nécessaire de leur trouver des réponses concrètes. En effectuant des recherches sur internet, il est possible d'obtenir des propositions satisfaisantes. Sélectionnez ensuite l'une de ces dernières et testez-la en mode gratuit ou basique. En général, les entreprises qui proposent ces solutions offrent des fonctionnalités essentielles pour permettre aux acheteurs de les découvrir sans crainte de perdre de l'argent.

Une fois que les testeurs sont satisfaits, ils ressentent majoritairement le besoin de passer à une version premium qui permet un champ d'action plus large. Par conséquent, payer plus ne dérange aucune entreprise, car elle sait qu'elle bénéficiera de solutions plus performantes. Dans le cas de l'application de marketing en ligne Hubspot par exemple, la version gratuite permet de faire de :

• l'e-mail marketing,
• la gestion de contacts,
• la création de pages d'atterrissage,
• les publicités Facebook, Instagram, LinkedIn,
• la création de formulaires,
• l'analyse de trafic et des conversions.

Ces fonctionnalités seront généralement disponibles de façon limitée. Dans la version payante, les limites seront beaucoup plus étendues et d'autres atouts seront ajoutés. Il s'agit par exemple : d'outils d'optimisation SEO, du marketing automation, de la gestion et l'intégration vidéo, des outils de création et gestion de blogs… À noter que la version premium est toujours plus intéressante que celle qui est gratuite ou basique, car elle rend l'entreprise plus performante.

Digitalisez la gestion de ses ressources humaines avec Humatch

Cette entreprise propose des solutions digitales pour simplifier la gestion des ressources humaines dans une organisation. Il s'agit de divers logiciels qui servent à automatiser les tâches chronophages et centraliser les données des collaborateurs. Ils permettent également de gérer les entretiens, les recrutements, l'intégration des nouveaux collaborateurs dans une entreprise. Il en est de même pour la gestion du temps, des performances, des congés, des absences et du développement des talents et compétences. Cet ensemble de solutions permet de gagner beaucoup de temps, en débarrassant l'entreprise de tâches épuisantes. Elle fait des salariés, les acteurs principaux de la gestion des ressources humaines grâce à une interface simple, modulable et personnalisable à souhait.