Gestion des temps : comment éviter les dérives de budget ?

Quel que soit le secteur, la réalisation d'un projet nécessite la mobilisation de diverses ressources (humaines, financières, logistiques, etc.). La bonne gestion de ces ressources permet d'atteindre l'objectif visé dans le délai prévu et la limite du budget défini. Cependant, la mauvaise gestion des temps conduit souvent au dépassement budgétaire, ce qui est évitable grâce à la prise de certaines dispositions.

L'intérêt de bien gérer le temps pour le pilotage d'un projet

Tout projet est limité dans une période donnée. La livraison du résultat final à bonne date est une règle que doit respecter le chef de projet. Un projet qui dépasse le délai prévu implique des coûts supplémentaires. Pour cause, le dépassement du temps accordé aux activités induit la consommation de plus de ressources nécessaires à leur exécution. Cependant, il ne serait pas réaliste de penser que tous les projets peuvent se concrétiser sans qu'il y ait de retard dans le déroulement d'au moins une activité.

C'est justement pour cela que le chef de projet doit accorder une attention particulière à la mise en place du chronogramme à suivre par l'ensemble de ses équipes. Il doit découper les tâches, leur attribuer une durée donnée avec une marge de perte de temps. Bien qu'il soit le premier responsable du projet, il doit envisager qu'il pourrait également lui-même accuser du retard dans l'accomplissement de ses missions. En tenant compte du découpage des tâches et des retards possibles, il pourra fixer une durée d'exécution pragmatique qu'il devra amener ses collaborateurs à respecter.

La prévision pour réduire les pertes de temps

Un projet ne peut être réussi de but en blanc, sans préparation, surtout lorsqu'on tient à rester dans la limite du délai fixé. Il faut être prévoyant afin de limiter les risques de dépassement de temps lors des activités. C'est en cela que la rédaction d'un cahier des charges détaillé est essentielle.

Tous les acteurs impliqués dans la réalisation du projet doivent être au courant de ses paramètres, des contraintes de temps et des objectifs. La prévision implique l'organisation des activités et leur suivi au fur et à mesure qu'elles se déroulent. La mise en place d'un planning réaliste est la meilleure façon de prévenir au maximum le retard à tous les niveaux et de tenir dans le budget.

L'analyse des besoins du client pour éviter les tâtonnements

Des problèmes budgétaires se posent parfois à cause de la modification des besoins au cours du projet. Dans certains cas, le client n'a pas une idée précise de ses besoins. Focalisé sur un résultat donné, il peut se rendre compte au cours du pilotage du projet que ses besoins sont autres que ceux qu'il imaginait. Dans ce cas, le planning devra peut-être être modifié, les activités et leurs délais devront être revus.

Pour éviter cette situation qui impacte le budget, l'analyse des besoins est l'une des premières actions que doit effectuer un chef de projet. Ce dernier doit s'assurer de comprendre la vision et les attentes du client avant de lancer le projet. La création d'un document d'initiation de projet faisant le point des besoins et du résultat attendu est recommandée.

L'évaluation des difficultés pour fixer des durées réalistes pour les activités

L'une des causes du dépassement de temps qui induit la dérive budgétaire, c'est l'apparition de difficultés non prévues au cours du pilotage du projet. Le problème de l'évaluation de la complexité se pose souvent lorsqu'on est chargé d'un projet qui n'a pas de similitude avec les réalisations antérieures. Parallèlement, le désir de boucler rapidement un projet qui paraît simple peut empêcher le chef de projet d'en évaluer toute la complexité. Lorsqu'on prend la peine de déceler tous les détails et les difficultés d'un projet, on parvient à attribuer une durée réaliste à chaque tâche. Les activités les plus complexes étant déterminées en amont, on leur accordera plus de temps que les autres.

Le rappel des contraintes de temps aux équipes

Les ressources humaines sont au cœur de la réalisation d'un projet. Par conséquent, les erreurs de compréhension à leur niveau provoquent généralement des retards dans l'exécution des tâches. La communication s'avère être la clé pour créer des équipes dont chaque membre est imprégné du projet et des contraintes de temps.

Le chef de projet doit s'assurer que les différentes parties prenantes sont conscientes des délais dans lesquels les activités doivent être effectuées. Pour une communication optimale, l'utilisation d'un logiciel de gestion de ressources humaines peut être envisagée.

Le suivi régulier de l'avancement du projet

Le suivi de l'avancement du projet est essentiel pour s'assurer que les activités se déroulent selon le planning établi afin de rester dans la limite du délai imparti et du budget. Le chef de projet doit surveiller l'évolution du projet au quotidien et faire le point avec ses équipes fréquemment en vue d'effectuer des ajustements si nécessaire. Le suivi des activités en temps réel lui permettra de détecter des incidents et d'y apporter des solutions immédiatement.

C'est la meilleure manière d'anticiper les problèmes majeurs qui causeraient des retards et éventuellement un dépassement de budget. Le diagramme de Gantt est connu pour son utilité dans le suivi du pilotage d'un projet. Cet outil permet de visualiser les tâches à exécuter et les délais qui leur sont réservés.

Le contrôle des changements

De nouveaux éléments sont parfois à prendre en compte après le lancement d'un projet. Les changements peuvent impliquer la répétition d'activités ou la mise en place de nouvelles activités. Ils ont généralement une incidence sur le budget. Lors de la préparation de tout projet, on doit prévoir des mécanismes pour gérer la dérive de contenu. Au cas où un changement serait demandé par le client au cours pilotage du projet, la formalisation de la requête sera nécessaire. Un document de contrôle des changements devra alors être créé et ajouté au contenu du projet. Puis, un délai et un coût devront être attribués à chaque changement. Les équipes devront ensuite être sensibilisées sur les nouvelles donnes.

L'usage d'un outil de gestion de projets

De l'organisation au suivi des activités, plusieurs tâches de planification sont indispensables à la réalisation d'un projet selon le budget prévu. Il serait très difficile de les accomplir manuellement, avec la création de tableaux qu'il faudra renseigner régulièrement, l'édition de rapports, etc. Pour gagner du temps et s'assurer de l'efficacité du pilotage, l'idéal est d'utiliser un outil informatique dédié à cela. Les logiciels de gestion de projet peuvent être personnalisés en fonction des besoins. Ces solutions qui servent à mieux gérer les ressources humaines engagées pour l'exécution du projet et le timing des activités.