Comment choisir un logiciel de remplacement des collaborateurs

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Le remplacement des collaborateurs est une action qui demande généralement beaucoup de temps et d'investissement. Cependant, avec un logiciel adapté la tâche est plus aisée. Le choix dudit logiciel se fait en tenant compte de quelques critères essentiels.

Un remplacement des collaborateurs représente l’une des plus importantes décisions qu’une entreprise ait à prendre en matière de ressources humaines. Autrement dit, la recherche d’un nouveau collaborateur est un enjeu si stratégique qu’il vous faut vous reposer sur des options performantes. L’alternative appropriée serait de trouver un bon logiciel de remplacement de collaborateurs ou un logiciel de recrutement.

Il s’agit d’une solution informatique qui vous permettra de gérer au mieux vos candidatures et le processus de recrutement. Cependant, il existe une offre substantielle sur le marché donc il peut être difficile de faire le bon choix. Découvrez les critères de sélection du logiciel de remplacement des collaborateurs adapté à votre entreprise.

Les fonctionnalités

Vous devez prioriser en premier lieu les outils de l’interface dont vous avez besoin. En effet, un logiciel sera plus performant en fonction de l’usage que vous souhaitez en faire. La plupart des logiciels de recrutement disposent des fonctionnalités suivantes.

  • Les fonctionnalités génériques : vous avez la multidiffusion des offres d’emploi, ce qui vous assurera un gain de temps. Il y a aussi le tri automatique et la centralisation des candidatures. Pour ce faire, il vous suffit d’entrer des variables et le logiciel s’occupe de suivre vos instructions.
  • Les fonctionnalités complémentaires selon votre activité : c’est-à-dire que votre fournisseur doit être en mesure d’insérer des fonctionnalités adaptées à vos attentes. Par exemple la gestion de communications candidats pour ceux qui voudraient que cette tâche soit accomplie le plus rapidement possible, sans erreur. Enfin, vous avez l’analyse des statistiques/rapports qui vous simplifie le travail pour des données pertinentes et complexes. Vous veillerez à choisir un logiciel pourvu d’un large registre de statistiques afin de couvrir la totalité de vos besoins.

Par ailleurs, l’accompagnement par l’éditeur ou le fournisseur du logiciel tiendra une place essentielle, du fait que ce dernier va participer à la formation du service RH.

La gestion des disponibilités

La qualité et la disponibilité du support client sont également à prendre en compte. En effet, vous aurez besoin d’une assistance réactive et fiable afin de vous répondre. Vous devez donc privilégier un support client facilement joignable en cas de problèmes techniques. Un logiciel avec des soucis de plateforme d’assistance pourrait compliquer votre prise en main.

En choisissant votre logiciel, vous devrez vous informer sur la disponibilité du support client en semaine. De plus, vous devrez vérifier qu’elle concorde avec vos obligations pour les activités RH. Vous devrez également vous rassurer du délai de réponse auquel vous aurez droit. En somme, veillez à examiner les conditions d’utilisations du support.

La base de données des collaborateurs et/ou externes

Le choix de votre solution informatique doit dépendre de sa gestion de stock de données. Si vos collaborateurs sont plus à l’aise avec les données conservées sur des serveurs, vous opterez pour un logiciel dit « On-premise ». Ce dernier vous permettra d’emmagasiner toutes les informations sur les candidats directement sur les postes de vos équipes. Ce type de logiciel vous assurera le contrôle sur votre infrastructure informatique. Cependant, un achat de licence valable pour un an sera obligatoire.

Dans le cas où les utilisateurs du logiciel n’ont pas de souci avec l’accès à distance des données, vous pouvez choisir le stockage sur cloud. Ce format de logiciel est simple d’utilisation parce que vous pourrez accéder à vos données de n’importe où grâce à votre compte. Cependant, vos informations seront délocalisées et vous ferez face à une question de sécurité. Sachez aussi que ce type de logiciel repose sur un abonnement mensuel et propose des mises à jour régulières.

L’importance des services associés : génération des contrats, de la DPAE

Si vous avez besoin d’automatiser la génération de contrats, il existe des logiciels de recrutement adaptés. Assurément, cela fait partie de ses outils de gestion, le logiciel sera alors capable de produire des rapports sur mesure. Ainsi, dans le cas de recrutements intensifs, vous aurez la conception et la production de contrats de travail qui se feront en temps et en heure. Ce service supplémentaire convient surtout aux grandes entreprises qui ont l’habitude d’effectuer des embauches massives.

Autre service additionnel, vous avez la procédure de déclaration systématique et nominative pour chaque employé à engager. Il s’agit de la Déclaration Préalable À l’Embauche (DPAE) à l’URSSAF qui peut s’effectuer en ligne. Vous pouvez la déléguer. Pour cela, vous veillerez à choisir un logiciel de remplacement de collaborateurs équipé de cette prestation.

L’aide à la mise place

Les changements dans le travail peuvent être particulièrement stressants et compliqués. Toutefois, lorsqu’il est indispensable de les réaliser pour faire prospérer son entreprise, il convient d’adopter certaines tactiques.

Vous devez premièrement tenir informé tout votre personnel tout au long du processus d’intégration de cet outil RH. Cela passe par l’implication active dans chacune des étapes. La prochaine tactique sera d’entretenir une relation de proximité avec votre éditeur de logiciel. Il faut que vous releviez toutes les interrogations de chacun de vos employés concernés par l’application de cet outil et que vous les soumettiez au fournisseur. Pour une mise en place réussie, vous pouvez vous munir d’une Assistance à Maitrise d’Ouvrage (AMOA). Elle pourra servir d’intermédiaire entre votre fournisseur et votre service RH.

Pour finir, vous devez tenir compte des tests conditionnés par l’expérience utilisateur. Vous devez vous assurer que votre logiciel est simple et ergonomique, mais aussi accessible depuis un smartphone ou une tablette. Il faudrait qu’il soit hautement sécurisé afin de garantir la confidentialité de vos futurs collaborateurs.

La reprise des données

Vous devez vous renseigner sur la conformité de votre outil quant aux normes RGPD. En effet, le Règlement Général sur la Protection des Données a établi des règles sur la récolte et l’utilisation des données. Dans cette optique, toute entreprise est tenue de sauvegarder les données des candidats pendant 2 ans maximum. Un logiciel en mesure de gérer cela vous simplifie la tâche, tout en vous permettant de suivre vos candidatures.

Par ailleurs, la reprise des données, partie intégrante d’une bonne gestion de données, doit être incluse dans l’accomplissement des tâches de votre logiciel. Normalement, cette action nécessite plusieurs saisies manuelles et demande énormément de temps. Fort heureusement, cela peut se faire de façon automatique avec le logiciel de recrutement à condition de le préciser au préalable à l’éditeur.

Le coût et la durée de l’engagement

Vous devez prendre en compte un ensemble de coûts liés aux dépenses de mise en service, d’hébergement si vous optez le mode Saas. Si votre budget est restreint, vous pouvez choisir une solution avec un abonnement mensuel. Pour un coût élevé, mais ponctuel, vous devez opter pour un engagement d’un an avec l’achat d’une licence.

En définitive, avant de vous engager dans l’achat d’un logiciel de remplacement de collaborateurs, il faut vous poser les bonnes questions. Ceci pour que la solution obtenue soit parfaitement en phase avec la démarche stratégique voulue.

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