Réussir l'intégration d'un collaborateur dans l'entreprise

Avec des offres d'emploi de plus en plus nombreuses et des profils de demandeurs de plus en plus similaires, il peut parfois être difficile de trouver du personnel efficace. Lorsqu'une entreprise parvient à dénicher la perle rare, il est important de réussir son intégration en préparant son arrivée de la meilleure des manières.

Il s'agit pour l'entreprise d'une démarche gagnant/gagnant, car en plus d'aider celle-ci à améliorer son image de marque, cela permet au nouveau collaborateur de se sentir valorisé dans son nouveau travail. Voici quelques conseils pour bien préparer la rentrée et les nouvelles intégrations dans votre entreprise.

Établissez une To Do List pour préparer l'arrivée d'un nouveau collaborateur

L'intégration d'un nouveau collaborateur dans une entreprise constitue généralement la dernière étape du processus de recrutement. Cette étape cruciale s'anticipe et se prépare des jours à l'avance afin de permettre au nouveau salarié d'être rapidement opérationnel, performant et autonome. En effet, près de 60 % des employés ayant bénéficié d'un programme d'intégration réussi passent plus de 3 ans dans l'entreprise. L'efficacité du processus d'intégration n'est donc plus à prouver. En tant qu'entreprise, pour réussir cette étape, il est important de mettre en place une To Do List.

Envoyer un mail ou un courrier de « promesse d'embauche »

L'une des premières étapes de la préparation de l'arrivée d'un nouvel arrivant dans l'entreprise est d'avertir l'intéressé en lui envoyant un mail ou un courrier. Ce message doit préciser l'intitulé du poste du nouveau collaborateur ainsi que ses principales missions.

Vous devez également notifier dans le mail le nom de l'entreprise, le nom de son supérieur hiérarchique ainsi que certains détails importants de son contrat de travail. Il s'agit entre autres de la rémunération, de la durée de la période d'essai, des primes et autres avantages… Pour finir, n'oubliez pas de préciser dans votre message l'heure à laquelle votre nouveau collaborateur doit être présent dans l'entreprise le premier jour de travail.

Prévenir les équipes concernées

Une fois le mail envoyé à votre nouveau collaborateur, vous devez également prévenir le département auquel il est rattaché de l'arrivée d'un nouveau salarié dans votre entreprise. Cette étape facilitera le processus d'accueil et d'intégration de votre nouvelle recrue. En effet, pour une bonne cohésion au sein de vos équipes, il est primordial que le nouvel arrivant sente que ses collègues ont été prévenus de son arrivée et sont prêts à l'accueillir. Cela permet également d'éviter les malaises pendant les présentations.

Pour informer les équipes concernées par l'arrivée du nouveau collaborateur, vous pouvez envoyer un mail ou organiser une réunion flash. Il est également important d'informer les fonctions supports comme la comptabilité, le service RH, le service de communication…

Préparer la gestion du dossier administratif

Vous devez penser aux détails administratifs en vous assurant que tout est prêt avant l'arrivée de votre nouveau collaborateur. Pour constituer le dossier administratif de votre nouvelle recrue, demandez-lui entre autres choses son RIB, les certificats de travail délivrés par ses anciens employeurs et ses diplômes, ainsi que les personnes à contacter en cas d'urgence. Le dossier administratif de l'employé est également composé d'autres pièces justificatives comme une copie de la carte d'identité ou du passeport de l'employé, sa nationalité, son adresse, sa situation familiale ou encore son attestation de sécurité sociale.

Par ailleurs, rappelons que l'employeur doit respecter les obligations de la CNIL. En d'autres termes, il est responsable de la protection du dossier des employés. Il ne doit donc en aucun cas communiquer sur celui-ci sous peine d'être poursuivi pour faute professionnelle.

Organiser l'évaluation et la formation du collaborateur

L'évaluation et la formation du nouveau collaborateur impliquent les services RH et les équipes managériales de l'entreprise. D'après des études, 67 % des entreprises qui ne procèdent pas à une évaluation de leurs nouveaux employés ont deux fois plus de chance de les perdre pendant leurs deux premières années.

En effet, si l'entreprise recrute généralement sur la base des dossiers, l'évaluation dès les premières semaines du recrutement permet de connaitre le niveau réel du collaborateur et son aptitude à s'intégrer à l'entreprise. Cette mesure permet également de connaitre rapidement la politique de formation qu'il faudra mettre en place afin de faciliter l'intégration du nouvel employé.

Désigner un tuteur à votre nouvel employé

Avant le premier jour de travail de votre nouveau collaborateur, vous devez lui désigner un tuteur ou encore un mentor. Cette personne peut être un membre expérimenté de votre entreprise ou simplement son manager ou son supérieur hiérarchique direct. Le tuteur jouera le rôle d'interlocuteur de votre nouvel employé pendant sa période d'intégration. Il aura également la lourde tâche d'accompagner, de guider et de conseiller le nouvel employé depuis le premier jour de son travail jusqu'à ce qu'il devienne autonome.

L'impact d'une bonne intégration d'un salarié sur l'image de marque de l'entreprise

Dans toutes les entreprises, l'intégration d'un nouveau salarié est un processus qui exige non seulement du temps, mais également certaines ressources. Il s'agit donc pour l'entreprise d'un investissement non négligeable qu'il faudra à tout prix rentabiliser en réussissant l'intégration des nouveaux membres de son effectif. Il en va de la réussite de l'entreprise et de la préservation de son image de marque.

En d'autres termes, réussir l'intégration des nouveaux collaborateurs permet à l'entreprise de bénéficier de nombreux avantages. En accueillant ses collaborateurs dans de bonnes conditions et en leur fournissant tous les outils nécessaires pour aborder au mieux leur métier, l'entreprise a la possibilité de rentabiliser son investissement sur le long terme.

D'après des études, 87 % des collaborateurs qui ont fait l'objet d'un bon processus d'intégration de la part de leur employeur deviennent efficaces à partir de la deuxième semaine de travail. D'autres études vont encore plus loin en estimant que les collaborateurs bien intégrés seraient plus productifs et donc plus rentables que ceux ou celles qui n'ont fait l'objet d'aucun processus d'intégration.

De plus, l'intégration réussie des nouveaux employés est un facteur clé pour la motivation de ces derniers. Ceci est principalement dû au sentiment d'appartenance qui est tout de suite créé par l'entreprise dans laquelle ils travaillent. En effet, l'appartenance à un groupe crée un certain bien-être qui donne au nouvel employé le sentiment d'être accepté dans son nouveau travail.

Enfin, il est important de savoir qu'une mauvaise intégration peut ruiner l'image de marque d'une entreprise. En plus d'un sentiment d'isolation, le nouveau collaborateur ressentira un mal-être qui ne sera que contre-productif pour l'entreprise. On assiste dans la grande majorité des entreprises qui ne se soucient pas de l'intégration de leurs employés à une baisse significative de leur rendement souvent liée à une diminution de leur motivation. Ce qui cause dans de nombreux cas le départ prématuré de l'employé qui peut transmettre une mauvaise image de votre entreprise. À ce turn-over peut également s'ajouter une déstabilisation de l'effectif déjà en place.

Réussir les nouvelles intégrations dans une entreprise est donc une tâche importante qui ne doit pas être prise à la légère. Pour réussir cette étape importante du processus de recrutement, il est donc essentiel de mettre en place des mesures d'intégration efficaces.