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signature electronique en RH

L’utilisation de signatures électroniques dans les processus RH est essentielle pour améliorer la productivité et évoluer vers des ressources humaines digitales.

En effet, les ressources humaines utilisent une quantité impressionnante de papier pour les procédures et documents administratifs liés au personnel. Plus l’entreprise évolue, plus il y a de documentation à signer, à sceller et à organiser.

Pour cette raison, de plus en plus d’entreprises optent pour la signature électronique. Elle présente en effet de nombreux avantages significatifs pour une entreprise.

Découvrez dans cet article qu’est-ce que la signature électronique, quels sont les critères de validité et comment celle-ci aide à optimiser le fonctionnement des services de ressources humaines.

Signature électronique : Définition

Le règlement eIDAs définit la signature électronique comme “des données sous forme électronique, qui sont jointes ou associées logiquement à d’autres données sous forme électronique et que le signataire utilise pour signer”.

En d'autres termes, une signature électronique est une version digitale d’une signature manuscrite. Elle peut être utilisée pour indiquer l'intention d'approuver ou d'accepter le contenu d'un document.

Il existe trois types de signature électroniques, selon le niveau de sécurité souhaité.

La signature électronique simple désigne l’apposition d’un scan d’une signature sur un document. Une marque de signature électronique de base comme celle-ci n’offre aucune sécurité, car elle peut être facilement copiée/collée et le document peut être modifié sans détection. Cependant, cela fournit une reconnaissance humaine rapide qu’une personne a signé le document.

La signature électronique avancée répond à des critères d’authentification plus importants définis par le règlement eIDAS. Ils peuvent nécessiter un téléchargement ou la vérification de l’identité du signataire comme preuves. Parfois, un SMS est utilisé pour assurer que le signataire est bien celui qu’il prétend.

En matière de sécurité, la signature électronique qualifiée représente le niveau le plus élevé. En France, elle nécessite les services d’une autorité de certification agréée par l’ANSSI (Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information).

La signature qualifiée suit la même procédure que la signature électronique avancée. Toutefois, elle nécessite une validation en amont ainsi qu’une clé de signature issue d’un dispositif qualifié de création de signature électronique (QSCD).

Les critères de validité d’une signature électronique avancée ou qualifiée

Pour garantir la valeur juridique de tous vos documents, il est important que la signature électronique soit conforme au règlement eIDAS.

Celle-ci doit être :

  • Liée à un signataire unique ;
  • Présenter un système capable d’identifier le signataire ;
  • Créée en utilisant des moyens que le signataire peut maintenir sous son seul contrôle ;
  • Liée aux données auxquelles elles se rapportent de manière à ce que toute modification ultérieure des données soit détectable ;

Pour être conforme aux dispositions légales, elle l’utilisation d’un dispositif QSCD (Qualified Signature Creation Device) et d’un certificat numérique qualifié émis par une autorité de certification qualifiée de confiance.

L’entreprise qui souhaite opter pour ce format de signature doit ainsi faire appel aux services d’un prestataire qualifié dans la liste nationale de confiance. Sans quoi, le document n’est pas conforme et juridiquement valide.

Différents usages de la signature électronique en ressources humaines

Dans les processus de recrutement et d’intégration

Le recrutement et l’embauche d’un nouvel employé nécessitent généralement la participation de nombreux départements. L’utilisation de la signature électronique tout au long des deux processus est un élément qui permet de les améliorer la réactivité et de fluidité le process.

Des documents tels que des accords de confidentialité, des offres ou des propositions contractuelles, peuvent être signés en quelques heures.

De plus, leur utilisation contribue à forger une image positive dans l’esprit des candidats et contribue à la promotion de la marque employeur de l’entreprise.

Tout au long du parcours professionnel des salariés

De nombreux documents doivent être signés tout au long de la vie professionnelle d’un employé : contrat de travail, avenant, congés, etc.

Toute cette documentation est transmise au service des ressources humaines. Plus le volume à traiter est important, plus les avantages de l’utilisation des signatures électroniques sont grands. Tout avoir dans un format numérique aide à automatiser tous les processus de signature et à les vérifier.

De plus, le fait de pouvoir signer des documents rapidement et facilement à partir de n’importe quel appareil signifie un gain en terme de fluidité dans le flux de travail des services concernés.

La signature électronique : quels avantages ?

Avant que les signatures électroniques ne soient légalement reconnues, tous les contrats devaient être signés, expédiés, numérisés et classés. De toute évidence, ce processus nécessite plusieurs étapes, ce qui le rend long et coûteux.

Un logiciel RH avec signature électronique présente de nombreux avantages pour les entreprises. Voici les plus importants : Permet d’accélérer les processus de recrutement

La signature électronique peut éviter tout retard dans la finalisation des contrats, entraînant une amélioration des performances RH.

Les négociations peuvent ainsi être accélérées, car chaque étape du processus est authentifiée et facilement accessible par toutes les parties. es problèmes critiques peuvent également être signalés et suivis jusqu’à leur résolution finale.

De plus, même si le nouvel employé est situé dans une région différente, les signatures sont effectuées électroniquement, de sorte que la mise à jour et l’exécution des contrats ne sont pas retardées.

En accélérant et en rationalisant les processus de recrutement et d’intégration, le service des ressources humaines a plus de temps à consacrer à d’autres missions telles que la recherche de nouveaux talents et les évaluations.

Réduit les frais liés aux procédures administratives

Les processus automatisés de signature électronique aident à réduire l’impact financier des erreurs humaines telles que les erreurs de signature.

L’utilisation de la signature électronique peut aider à réduire les risques en fournissant des alertes sur les enregistrements suspects ou les problèmes de conformité liés à un contrat. Les signatures électroniques garantissent que tout est en ordre, évitant ainsi des coûts additionnels en cas d’erreurs.

Et n’oubliez pas les économies évidentes réalisées sur des articles tels que le papier, la copie et l’expédition. Ces coûts peuvent sembler minimes, mais ils s’additionnent. En envoyant toutes sortes de documents et de contrats sous format électronique, plus besoin de les imprimer.

Cela se traduit par une réduction significative des coûts d’opération : du papier, de l’encre et de l’impression. La signature électronique permet d’effectuer des économies de ressources, en termes de main-d’œuvre, de coût des matériaux et d’efficacité globale.

En conclusion, l’évolution vers les ressources humaines digitales est incontournable pour rester compétitif. La signature électronique fait partie des procédés essentiels à mettre en place au sein de votre entreprise.

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